De som utvikler løsninger for lønnsrevisjonen, som vår partner HR Fokus, opplever at det finnes «50 nyanser av lønnsrevisjonen». Små variasjoner som krever stor grad av fleksibilitet for å kunne tilpasse løsningen slik at den passer ulike kunders syn og behov. Dette er variasjoner eller nyanser av samme løsning som har vært til stedet de siste 30 årene.

Den typiske lønnsrevisjonen

En beregnet pott/ forhandlingsrom fordeles ut i henhold til noen ulike prinsipper, garantibeløp, generelle tillegg og individuelle tillegg.
Summen av tilleggene skal tilsvare potten/ forhandlingsrommet.
Forslaget skal senere forankres, godkjennes og sertifiseres.

Digitalisering av lønnsrevisjonen

Alle har i prinsippet stoppet med penn og papir løsninger. De fleste i dag har en Excel-løsning for lønnsrevisjonen.
Noen har også en digital webløsning, men modellen er fortsatt den samme som da man begynte med lønnsrevisjon for 30 år siden.

Lønnsrevisjonen med vurderinger og måloppnåelse

Flere ønsker nå å utvikle prosessen rundt lønnsrevisjonen, slik at den går mot en utviklingssamtale hvor man vurderer og poengsetter vurderte kompetanser og måloppnåelse av ulike prestasjoner og som i neste steg gir lønnsøkning i kroner.

Her er en beskrivelse av denne prosessen:

Denne varianten av lønnsrevisjon med vurderinger og måloppnåelse kan kombineres med avtalens regler om garantilønn m.m.

I trinn 2, oppsummeringsdelen, grupperer du resultatene slik at du ser antall personer og deres lønnssum i hver gruppe. Deretter bestemmer du hvilken økning du skal gjøre for hver gruppe og avtaler at den totale økningen for alle er innenfor rammen av årets lønnsøkning.

Eksempler på hovedgrupper hvor du gjør en vurdering:

• Profesjonell kompetanse
• Strategisk kompetanse
• Personlig kompetanse

Vurdering, summering og ny lønn i kroner basert på vurdering og måloppnåelse. En av fordelene med denne varianten av lønnsrevisjon er at lønnskriteriene kan gjøres tydeligere. Dialogen om vurderingen med den ansatte viser på hvilke områder de kan forbedre seg for å få en bedre lønnsutvikling.

Disse hovedgruppene kan også bestå av flere undergrupper. Andre nøyer seg med vurdering på 2-3 områder, men med samme modell som over.

Kilde: HR Fokus

Det er flere tiltak for å måle og forstå lønnsutvikling.

Her er noen begreper du kan begynne med før du begynner å måle lønnsutviklingen

Utvalg av personer/ populasjon

Hvilke personer bør inkluderes i utvalget, hvilken populasjon? Det er viktig å bestemme seg hvor hvilken gruppe som skal måles, er det alle ansatte, bare faste ansatte, eller bare personer med månedslønn? Skal det gjelde bare ansatte eller også innleide ansatte?

Målingstidspunkter

Lønnsutvikling er en endring mellom to tidspunkter, ofte samme tidspunkt på året i to år. Hvilke tider måler vi mellom? 1. mars hvert år, 1. november?

Konvertere lønnen til deltidsansatte til heltidslønn

Normalt beregnes heltidslønnen for deltidsansatte i forbindelse med lønnsrevisjon, men dette gjelder også ved måling av lønnsutvikling. En person med en faktisk lønn på NOK 15.000 og en sysselsettingsgrad på 50% konverteres til en heltidslønn på NOK 30.000.

Lønnsbegrep

Man må ta stilling til definisjonen av lønnsbegrepet. Skal man ha et «smalt» lønnsbegrep, kun ta med avtalt grunnlønn, eller skal man også regne inn faste lønnstillegg og/eller visse variable lønnstillegg.

Dette er noe man må avklare når man skal gjøre en lønnskartlegging, hva omfattes i vårt lønnsbegrep?

Lønnsutvikling med 3 forskjellige måter å måle på

Det er vanligvis snakk om tre forskjellige måter å måle lønnsutviklingen på og som gir litt forskjellige resultater.

Kollektiv lønnsutvikling

Man måler den totale lønnsutvikling for alle ansatte mellom to tidspunkt, dvs. personer som har sluttet og startet i løpet av de to måletidspunktene er inkludert. For eksempel, hvis en eldre går ut i pensjon med en relativt høy lønn og erstattes med en ny ansatt med lavere startlønn, påvirker det den kollektive lønnsutviklingen. Den kollektive lønnsutviklingen vil da være lavere enn om den med høyere lønn inkluderes i begge måletidspunktene.

Selvfølgelig kan det også være slik at en ny erstatning får høyere lønn enn den som slutter og bidrar til å heve den kollektive lønnsutviklingen, men vanligvis pleier personalomsetning å senke lønnsutviklingen.

Identiske individer

Identiske individer er et etablert begrep som brukes når man måler lønnsutviklingen. Dette betyr at du bare inkluderer personer som er til stede ved begge måletidspunkt og måler lønnsutviklingen per individ. Ansatte som har startet eller sluttet i løpet av måleperioden er ikke inkludert.

Identiske individer og identiske yrkeskoder

Når du måler etter dette tiltaket, måler du lønnsutviklingen for individer med samme yrke/yrkeskode. Ansatte som har startet eller sluttet i løpet av måleperioden eller har byttet yrke/yrkeskode er ikke inkludert.

Forskjellen mellom de tre ulike målingene

Det er en forskjell på ca. 1 prosent mellom den høyeste lønnsutviklingen – Identiske individer – og den laveste – kollektiv lønnsutvikling. Det ser ut til å være relativt stabilt gjennom årene for den offentlige sektoren. Dette kan forklares med det faktum at for identiske individer er det ingen effekt av at eldre erfarne blir erstattet av yngre mindre erfarne, og at et antall mennesker har gått videre til høyere mer betalte yrker.

Mellomalternativet – de som forblir i samme yrke, identiske individer og identiske yrkeskoder -har en litt høyere lønnsutvikling enn den kollektive lønnsutviklingen, men har ingen effekt på lønnskarrierer.

Kilde: Göran Klingberg, HR spesialist

«Personalet er vår viktigste ressurs. «Personalet står for 80% av alle våre kostnader».
Mange synes det kan være vanskelig å vite hvordan man skal måle ressursbruken av personalet, den viktigste og dyreste ressursen. 

Noen utfordringer:

En del jobber heltid, andre deltid eller timebasert. Ansatte begynner og slutter i løpet av året. 
Det er ulikt antall arbeidsdager i de forskjellige månedene ila året. Forskjellen mellom en måned med 23 arbeidsdager og en med 20 arbeidsdager er 15% (20/23). Jul- og påskeferie kan også være med på å gjøre forskjellene enda større, avhengig av hvor helgene lander i kalenderen. 

Hvordan skal man se på ferie, avspasering, foreldrepermisjon, betalt utdanning?
Om man er på kurs – jobber man da?
Det finnes flere måter å håndtere disse utfordringene for å måle ressursbruken av personalet. Her kommer noen modeller og begreper som ofte er brukt. 

Årsverk

Hvis man er ansatt på heltid og er ansatt hele året med feire, men ingen lengre ubetalt feire, vil det være det samme som 1 årsverk. 
To personer som er ansatt på 50% og jobber som nevnt over, vil også tilsvare ett årsverk. Betalt ferie ser man bort fra, det samme gjelder antall timer arbeidet. 

Antall årsverk er ikke det samme som antall ansatte, årsverk beskriver ressursbruken.

Timebaserte vikarer som jobber innimellom, hvordan måler man deres timer? I disse tilfellene kan man summere hvor mange timer de har jobbet under en måleperiode, måned eller kanskje ett år og dele disse timene med normalt antall timer arbeidet per måned eller år.

Antall timer arbeidet, eksklusiv ferie, pleier man å beregne til 1880 timer (52 uker x 40 timer – 5 uker ferie = 47×40=1880. Tar man med ferie blir det det 52×40=2080 timer).

Heltidsekvivalenter HTE/FTE

Heltidsekvivalenter HTE på norsk og FTE (Full Time Equivalent) på engelsk er ofte det samme som årsverk, men som kan ha en mer presis definisjon i ulike organisasjoner. 

HTE er ett sentralt nøkkeltall innenfor universiteter og høyskoler, og defineres og beregnes med disse reglene:

• Ansettelsestid og med hensyn til ansettelses grad, 100% eller deltidsprosent.
• Sykefravær over 14 dager på en måned med hensyn til stillingsprosent.
• Ubetalt ferie over en hel måned med hensyn til stillingsprosent påvirker HTE

Eksempel:
En heltidsansatt uten fravær en måned blir 1HTE.
En heltidsansatt med permisjon halve måneden blir 1 HTE.
En heltidsansatt med sykefravær på 15 dager av 30 dager blir 0,5 HTE.

Antall HTE/FTE kan summeres per måned og år. Dette viser ressursbruken av personalet fordelt på ulike dimensjoner og kan sees i relasjon til prestasjoner.

Under kan man se ett eksempel på hvordan HTE/FTE kan brukes og presenteres. Eksempelet viser Lund universitet sin årsrapport 2019, avsnitt «Väsentliga uppgifter». Selv studentene presenteres som helårsytelser som kan sammenlignes med benyttet personalressurser.

HTE og arbeidstimer

HTE/FTE ser bort ifra hvor mange timer man faktisk jobber per måned, men har heller en bestemt definisjon som gjør det mulig å sammenligne ulike virksomheter, for eksempel prestasjoner mellom ulike universiteter.

Under kan du se et bilde på arbeidstimer og HTE:er. I eksempelet har en person jobbet overtid i januar, tatt avspasering ved påsketider og ferie i juli. Antall arbeidstimer varierer mye, men HTE verdien er 1,0 hver måned i dette eksempelet og følger reglene for universiteter. 

Personalregnskap i årsregnskapet for aksjeselskaper

I årsregnskapet skal det være informasjon om antall ansatte og «gjennomsnittlig antall ansatte».

Det er lov å gjøre en enkel bokføring der man regner antall ansatte ved to måletidspunkt i løpet av året. En annen metode er å ta hensyn til ansettelsesperioden, ansettelsesgrad og lengre ulønnet ferie/permisjon. Timeansatte blir konvertert til gjennomsnittlig antall ansatte, arbeidstimer/årlig arbeidstid satt til 1920. Overtid, avspasering og betalt ferie/permisjon sees bort ifra.

Kilde: Göran Klingberg, HR spesialist