Personalet – Hvordan måle bruken av din viktigste ressurs

«Personalet er vår viktigste ressurs. «Personalet står for 80% av alle våre kostnader».
Mange synes det kan være vanskelig å vite hvordan man skal måle ressursbruken av personalet, den viktigste og dyreste ressursen. 

Noen utfordringer:

En del jobber heltid, andre deltid eller timebasert. Ansatte begynner og slutter i løpet av året. 
Det er ulikt antall arbeidsdager i de forskjellige månedene ila året. Forskjellen mellom en måned med 23 arbeidsdager og en med 20 arbeidsdager er 15% (20/23). Jul- og påskeferie kan også være med på å gjøre forskjellene enda større, avhengig av hvor helgene lander i kalenderen. 

Hvordan skal man se på ferie, avspasering, foreldrepermisjon, betalt utdanning?
Om man er på kurs – jobber man da?
Det finnes flere måter å håndtere disse utfordringene for å måle ressursbruken av personalet. Her kommer noen modeller og begreper som ofte er brukt. 

Årsverk

Hvis man er ansatt på heltid og er ansatt hele året med feire, men ingen lengre ubetalt feire, vil det være det samme som 1 årsverk. 
To personer som er ansatt på 50% og jobber som nevnt over, vil også tilsvare ett årsverk. Betalt ferie ser man bort fra, det samme gjelder antall timer arbeidet. 

Antall årsverk er ikke det samme som antall ansatte, årsverk beskriver ressursbruken.

Timebaserte vikarer som jobber innimellom, hvordan måler man deres timer? I disse tilfellene kan man summere hvor mange timer de har jobbet under en måleperiode, måned eller kanskje ett år og dele disse timene med normalt antall timer arbeidet per måned eller år.

Antall timer arbeidet, eksklusiv ferie, pleier man å beregne til 1880 timer (52 uker x 40 timer – 5 uker ferie = 47×40=1880. Tar man med ferie blir det det 52×40=2080 timer).

Heltidsekvivalenter HTE/FTE

Heltidsekvivalenter HTE på norsk og FTE (Full Time Equivalent) på engelsk er ofte det samme som årsverk, men som kan ha en mer presis definisjon i ulike organisasjoner. 

HTE er ett sentralt nøkkeltall innenfor universiteter og høyskoler, og defineres og beregnes med disse reglene:

• Ansettelsestid og med hensyn til ansettelses grad, 100% eller deltidsprosent.
• Sykefravær over 14 dager på en måned med hensyn til stillingsprosent.
• Ubetalt ferie over en hel måned med hensyn til stillingsprosent påvirker HTE

Eksempel:
En heltidsansatt uten fravær en måned blir 1HTE.
En heltidsansatt med permisjon halve måneden blir 1 HTE.
En heltidsansatt med sykefravær på 15 dager av 30 dager blir 0,5 HTE.

Antall HTE/FTE kan summeres per måned og år. Dette viser ressursbruken av personalet fordelt på ulike dimensjoner og kan sees i relasjon til prestasjoner.

Under kan man se ett eksempel på hvordan HTE/FTE kan brukes og presenteres. Eksempelet viser Lund universitet sin årsrapport 2019, avsnitt «Väsentliga uppgifter». Selv studentene presenteres som helårsytelser som kan sammenlignes med benyttet personalressurser.

HTE og arbeidstimer

HTE/FTE ser bort ifra hvor mange timer man faktisk jobber per måned, men har heller en bestemt definisjon som gjør det mulig å sammenligne ulike virksomheter, for eksempel prestasjoner mellom ulike universiteter.

Under kan du se et bilde på arbeidstimer og HTE:er. I eksempelet har en person jobbet overtid i januar, tatt avspasering ved påsketider og ferie i juli. Antall arbeidstimer varierer mye, men HTE verdien er 1,0 hver måned i dette eksempelet og følger reglene for universiteter. 

Personalregnskap i årsregnskapet for aksjeselskaper

I årsregnskapet skal det være informasjon om antall ansatte og «gjennomsnittlig antall ansatte».

Det er lov å gjøre en enkel bokføring der man regner antall ansatte ved to måletidspunkt i løpet av året. En annen metode er å ta hensyn til ansettelsesperioden, ansettelsesgrad og lengre ulønnet ferie/permisjon. Timeansatte blir konvertert til gjennomsnittlig antall ansatte, arbeidstimer/årlig arbeidstid satt til 1920. Overtid, avspasering og betalt ferie/permisjon sees bort ifra.

Kilde: Göran Klingberg, HR spesialist