Er regneark et godt alternativ til KPI-programvare?

av admin | mar 27, 2016 | KPI

Nøkkelindikatorer er styringsdata som, når de brukes riktig, blir et viktig verktøy for bedrifter. Analyse, fokus på strategisk planlegging og budsjettering øker organisasjonens evne til å lykkes. Likevel har mange bedrifter har dumpet sine KPIer i regneark, og har problemer med å få pålitelig dataanalyse i sanntid som de trenger for å ta viktige beslutninger.

Regneark er rett og slett ikke et godt alternativ til KPI-programvare, og en av de største grunnene er fordi de aller fleste regneark inneholder feil. Ikke bare små feil, men feil som kan koste bedriftene dyrt – og problemene oppstår fordi regnearket er et manipulerbart verktøy, med manuell menneskelig oppføring.

Det er enkelt å endre et regneark, og dette skaper en lav terskel for følgende brukere å endre, legge til og slette opplysninger. Hver enkelt person som behandler regnearket øker sannsynligheten for potensielle feil, og mange gjør endringer slik at dataene passer deres spesielle omstendigheter.

Det opprinnelige, enkle regnearket blir massivt, ofte uoversiktlig, og lever sitt eget liv, og krever mengder av tid bare for å holde det oppdatert. Selv om dataene er feilfrie, noe som er lite sannsynlig, er det ofte foreldet, noe som betyr at eventuelle tiltak kan være helt utenfor målet, fordi situasjonen har allerede endret seg.

Overlappende versjoner vil alltid eksistere i et selskap eller avdelinger med store regneark med mange brukere som utfører endringer. Versjonskontroll kan bli et mareritt, selv med sentral fillagring, og etter hvert som tiden går, blir dataene mer og mer upålitelig.

KPI programvare derimot, holder dataregistrering sentralisert. Med et regneark, må hver avdeling eller enkeltperson tråle seg gjennom fane etter fane av et regneark, og generere flere kolonner, enda en fane eller et annet regneark med en handlingsplan, som da vil måtte innarbeides tilbake til det opprinnelige regnearket. Handlingsplaner er en sentral del av KPI programvare.
Det å opprette KPIer er enkelt med forhåndsbygde skjemaer. Målinger av ytelse mot disse KPIene er gjort uten at noen må lage formler, kart eller navngi celler eller områder, eller skrive inn noen andres data, noe som øker sjansen for flere ytterligere feil i systemet.

I stedet for e-poster som flyr rundt i systemet, med eller uten et vedlagt regneark, vil programvaren sende varsler til sendere for å oppdatere sine verdier og data. De opprinnelige KPIene vil være de man innrapporterer mot, i stedet for en modifisert KPI som kanskje har noe å gjøre med den strategiske planen.

Oversikter som er standard i hele selskapet gjør det lett å få øye på dårlige KPIer, samt avdelinger og personer med gode resultater. Du trenger ikke å vasse gjennom de endeløse listene som uttrykker den enkelte brukers idé om hva regnearkets data trolig sier, og som ikke bare er galt, men tre uker senere enn nødvendig. I stedet vil du ha individuelt bekreftet data i sanntid tilgjengelig når du trenger det.

Når du er i KPI Advisor og sjekker avdelingens ytelse mot planen, kan du legge til notater og sende meldinger for å stille konkrete spørsmål til de enkelte sendere om KPIer med dårlig resultater. Svarene hentes fra meldingssystemet, og med programvaren kan du lage en handlingsplan i systemet for å løse disse tingene. Evnen til å diagnostisere manglende ytelse i sanntid betyr at du kan gripe muligheten til å ta opp og korrigere ting før de blir et problem i det hele tatt.

I liknende situasjoner ved diagnostisering fra et regneark, kan skaden allerede være gjort, og du og din avdeling, eller til og med selskapet havner i problemer.
Analyse i sanntid, riktig data og praktisk analyse av KPIer er mulig med KPI-programvare. Ta steget bort fra regnearket og ta kontakt med oss i dag for mer informasjon om hvordan du kan implementere KPI-programvare i din bedrift.