Dit artikel is geschreven door Kathy Sucich (Dimensional Insight) en vertaald door Kevin van Oosterhout.
Microsoft Excel is één van de meest gebruikte applicaties voor het opslaan van gegevens. Dit komt vooral omdat het gemakkelijk te gebruiken is en gebruikers in staat stelt om snel en eenvoudig gegevens te analyseren en berekeningen uit te voeren. Deze gegevens kunnen vervolgens gevisualiseerd worden via eenvoudige grafieken en diagrammen. Prima voor het maken van bedrijfsrapportages?
Veel mensen en bedrijven vertrouwen echter teveel op Excel voor het maken van robuuste data analyses. Uit de praktijk blijkt dat het gebruiken van spreadsheets voor Business Analyticsuiteindelijk problemen oplevert. Spreadsheets kunnen namelijk duizenden links, formules en celverwijzingen bevatten, wat de kans erg groot maakt voor het ontstaan van fouten. Zo kan een uitgeschakelde celverwijzing een significant ander resultaat geven dan de bedoeling was; dit kan zeer nadelige gevolgen hebben voor een bedrijf.
BI Software Insight, een onafhankelijk onderzoeks- en analistenbureau, schreef onlangs een artikel over de vijf valkuilen voor het gebruik van spreadsheets voor Business Analytics. De volgende vijf risico’s kwamen in dit artikel naar voren
Business intelligence is een oplossing
Spreadsheets zijn uitermate geschikt voor het uitvoeren eenvoudige ad- hoc berekeningen. Als ze echter gebruikt worden voor hogere doeleinden, is het gebruik van een BI tool aan te raden. Dit voorkomt dat een bedrijf wordt blootgesteld aan reputatie- en financiële risico’s. Werknemers zullen niet langer worstelen met de beperkingen van een spreadsheet en zal de productiviteit verhogen.
- Onjuiste berekeningen Spreadsheets zijn riskant, aangezien ze handmatig bijgewerkt worden en de foutcontrole moeilijk is. Een juist uitgevoerde berekening kan gemakkelijk gebroken worden als de gegevens worden bijgewerkt of toegevoegd. Een fout in de cel kan als een sneeuwbal in de gegevens gaan rollen. Geen enkel bedrijf kan het zich veroorloven om belangrijke zakelijke beslissingen te kunnen namen die gebaseerd zijn op iets wat foutgevoellig is.
- Groot beveiligingsrisico Spreadsheets worden vaak via de e-mail verspreid. Hierbij is sprake van een zwakke toegangscontrole, waardoor onbeveiligde gegevens snel bloot kunnen worden gesteld aan (niet) werknemers. Ja, het is mogelijk om een wachtwoord op de spreadsheets te stellen. Het is echter ook mogelijk om eenvoudig deze wachtwoorden te kraken via goedkope of zelfs gratis tools. (Google bijvoorbeeld op ‘Crack Excel Worksheet Password’)
- Lage zelfredzaamheid voor de gemiddelde zakelijke gebruiker De meeste zakelijke gebruikers kunnen met simpele functies als ‘sorteren’ en ‘opsommen’ wel overweg, maar complexere formules maken is voor de meeste al erg lastig. Voor het maken van geavanceerde analyses is het maken van complexe berekeningen echter wel nodig! Het resultaat hiervan is dat de ‘power users van Excel’ vaak nodig zijn om bepaalde klusjes te klaren. Dit kan veel extra tijd in beslag nemen.Het is ook lastig om informatie bij te werken. Gebruikers zullen, als er nieuwe gegevens toegevoegd moeten worden, handmatig transformaties maken en berekeningen aanpassen. Het samenvoegen van gegevens uit verschillende bronnen is moeilijk en vooral tijdrovend. Daarbij komt dus ook nog eens kijken dat het foutgevoellig is.
- Discussies over ‘de waarheid’ van data Veel afdelingen zullen hun eigen manier hanteren voor het vastleggen van gegevens. Als verschillende afdelingen dan bij elkaar komen om te vergaderingen, kan het erg lastig worden om gegevens te analyseren. Hierdoor ontstaan vaak discussies over welke gegevens waar zijn en welke niet. Dit gaat ten koste van de tijd om beslissingen te nemen.
- Big Data kan niet verwerkt worden Naarmate de omvang van spreadsheets toeneemt, worden ze traag en onpraktisch. Dit resulteert weer in het verlies van de productiviteit van gebruikers, aangezien ze lang moeten wachten om vraagstukken te beantwoorden. Formules en linkjes breken voortdurend en dit zorgt ervoor dat het valideren van formules steeds probleematischer wordt, of zelfs onmogelijk. Spreadsheets zijn er voor gemaakt om twee dimensies te behandelen; het analyseren van meerdere dimensies vraagt om problemen.
- Update III: Hoe goed doet (deed) Nederland het op de Olympische Spelen - August 23, 2016
- Update II: Hoe goed doet Nederland het op de Olympische Spelen - August 18, 2016
- Update: Hoe goed doet Nederland het op de Olympische Spelen - August 17, 2016
